איך המיקום משפיע על אחוזי ההגעה לכנס

לוקיישן מרכזי הוא סוד הקסם

הנגישות היא הגורם הראשון שמשפיע על ההחלטה לצאת מהבית או מהמשרד אל האירוע ולכן חשוב לבחור מלכתחילה מקום לכנס במרכז.
שימו לב לקרבת המקום לצירי תנועה ראשיים ולתחבורה ציבורית, כי אפשרות להגיע ברכבת או באוטובוס פותחת את הדלת בפני משתתפים שאין להם רכב או שמעדיפים לא לנהוג.
חנייה היא שיקול נוסף שמשפיע ישירות, מכיוון שמתחם עם חנייה מסודרת וקרובה חוסך למשתתפים את החיפוש המתסכל שלעיתים גורם לאיחור או לוויתור. כדאי גם לבחון את עומס התנועה באזור בשעות שבהן מתקיים האירוע.
כמו כן, כדאי לבחון את הסביבה העסקית של האזור כי הרבה פעמים מקום שהוא סביבה עסקית מאפשר  למשתתפים לשלב את הכנס עם פגישות עבודה נוספות באותו יום מה שמגדיל את התמריץ להגיע.
מי שמגיע מרחוק יעריך גם קרבה לאפשרויות לינה, מכיוון שזה מאפשר להישאר בסביבה בלי לחץ של נסיעה חזרה מאוחרת.

בדיקת המתחם לפני שסוגרים אירוע

בבחירת מקום לכנס במרכז שימו לב גם לאופי המתחם עצמו מבחינת האווירה והעיצוב שייראה מקום שמכניס לאווירה ושאפשר לעצב אותו בהתאם לקונספט של האירוע.
יש להתייחס גם לגודל החלל ולהתאמתו לכמות המוזמנים כי חלל גדול מדי גורם לאירוע להיראות ריק ואולם צפוף פוגע בנוחות. כדאי לבדוק מה עוד נותן המקום מבחינת חוויה קולינארית אפשרית מהפתיחים ועד הקינוחים, סגנון הגשה או בופה עשיר וכן מודולאריות מבחינת הקמת דוכנים או זרימה של המשתתפים במינגלינג של לפני ובנטרווקינג של אחרי והפסקות להתרעננות תוך כדי.
אם יש אילוצי מקום אפשר ללמוד מאירועים שמצליחים זה שהכי חשוב לספק מקום שיתאים לאופי של הכנס ולהרכב המשתתפים מבחינת כמות וסגנון ולהתאים את האירוע לצרכים של המפגשים ולספק הרבה יותר מעוד אירוע עסקי שגרתי אלא חוויה מסוג אחר – בסביבה מיוחדת שתהיה זכירה, מצוידת בתשתית הטכנולוגית המתאימה, אוכל טוב, שתייה וצוות מקצועי שמעניק יחס אישי .
עוד אפשר ללמוד הרבה מאירועים שמצליחים למשוך קהל למרות אילוצי מיקום שהם לרוב מפצים על המרחק בעזרת הסעות מאורגנות, הכוונה ברורה לדרכי ההגעה ותוכן שמצדיק את המאמץ.
מי שמחפש מקום לכנס במרכז שמשלב נגישות גבוהה עם חוויה מרשימה יכול לבחון אפשרות כמו כפר האירועים קולוניה ברחובות, הממוקם בסמוך לפארק המדע ולצירי תנועה ראשיים עם חנייה נוחה ומציע חללים מודולריים בהיקפים שונים.

שאלות ותשובות

כמה מראש כדאי לבחור את מיקום הכנס?
מומלץ לסגור מקום לכנס במרכז מוקדם ככל האפשר כי מתחמים מרכזיים ונגישים נתפסים מהר, במיוחד בעונות עמוסות. בחירה מוקדמת גם מאפשרת לכם לציין את הכתובת ואת דרכי ההגעה כבר בהזמנה, מה שמסייע למוזמנים לתכנן ומגדיל את הסבירות שיגיעו.

איך אפשר לדעת מראש כמה אנשים באמת יגיעו?
אי אפשר לדעת בוודאות, אך אפשר להעריך לפי שיעור ההיענות הרגיל בתחום ולפי נוחות ההגעה. ככל שהמיקום נגיש יותר והתוכן רלוונטי יותר, כך הפער בין אישורי ההגעה לנוכחות בפועל קטן.

אילו טעויות נפוצות פוגעות באחוזי ההגעה?
הטעויות הנפוצות הן בחירת מקום בלי חנייה מספקת, התעלמות מעומסי תנועה בשעות האירוע וקביעת מועד שמתנגש עם זמני שיא בכבישים. בדיקה מוקדמת של שלושת אלה לצד מיקום מרכזי משפרת משמעותית את שיעור ההגעה.